社内SNS チャットワーク便利な使い方<社長必見>

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まだメールでの社内コミュニケーションが多い日本でIT業界を初め、多くの企業が導入しつつある社内チャットツール。今回は数ある社内チャットツールの中から、チャットワークについて調べてみた。

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メールとの違い?

そもそもなぜ企業がメールから社内チャットに移行するか?

というと、まずメールとの一番の違いは探す手間が省ける所でしょう 。
メールはその都度、上に更新されていくフォーマットが多くやり取りの前後の文脈が非常にわかりずらいです。
よって件名などで「~の件」など送るのですが、その件がどこにいったか判らなくなってしまうなんてことも 。
それがなくなるのがチャットでありチャットワークをまだ使ってない方はLINEやFacebookのメッセージをイメージしてください .

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チャットワークは上へと流れていく感じです。更に件名や、署名を付ける手間がなくなり非常に会話のスピードが上がります。

それではチャットし合える以外にどんな機能があるのか?
必ず使えるグループ機能、タスク機能、マイチャットをそれぞれ説明します。

グループ機能

グループとは社内でのグループ、例えば営業課、経理課、広報課など縦割りのグループ作りは勿論
社内行事、日報、ミーティング報告など横割りのグループの使い方
更に画像、請求書、連絡先、パスワードなど保存用だったりと、いろいろな組み合わせでグループが作れます。
そこに参加できるのはグループを作った人またはその人が管理者として指名した人が参加者を選定、削除ができます。

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誰もがグループを作れ招待できる所が魅力的でありますが、一方同じようなグループが多数できていて、それぞれメンバーが違う
なんてことも
無料プランはグループに入れる数が14個までです。 プランは後ほど詳しく
なので社内としてのルールグループを作る、使うルールが必要です。
例えば全グループに必ず入れてそれをチェックする人や、それぞれが定期的にグループを見直す時間を作るなど、グループがある程度確定し続けないと、
結局メールのようにあの話どこだっけ?と探すことになります。

そんな時はメールにもありますが、検索機能がついているので検索しましょう。

グループを作ることによる圧倒的な便利な所は
例えば営業グループを作ったとしましょう。

参加者はABCさんと営業部長さん

メンバーがそれぞれ営業の報告連絡相談をグループチャット内でやる事により、

同じミスやそれぞれへの報告、確認がなくなります。
いわゆるメールでのCCみたいな所です。

もちろんCCを付けるという手間もなく営業グループでチャットしたことがみんな周知の前提であれば
圧倒的に確認作業がなくなります。

またTOという機能がありグループ内の誰宛てに伝えるかをツークリックで選べます。
TOという機能を使うとグループ内の送られた人にだけ通知が行きます。

逆にグループ内でTOを使わないと誰にも通知がいかないので気を付けましょう。

タスク機能について

タスクとは相手と期限を決めた約束を残すといった感じです。

チャットワークが多くの人に支持されてきた機能の一つがコチラではないでしょうか 。
一般的には

この資料のチェックお願いします
TO~ 日にち

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みたいな感じです。そして送られた側が完了ボタンを押してその作業が終わるイメージです。
自分へのタスク、自分からのタスクそれぞれで見ることができます。
そして期限での管理もできるようになってます。

チャットワークを使う上で最も大事な一つとして、なるべくタスクで上げる事により、忘れ、確認が軽減でき
報告、連絡、相談のスピードが上がる事じゃないでしょうか 。

具体的には

営業部長がAさんに「〇〇社に10日までに請求書上げといて~ 」
なんて社内会話が日常茶飯事にあります。
まず多くは部長がAさんに「10日に請求書上げた? 」
「はい、あげました。」 もしくは「 あ、忘れてました今から上げます 」
なんて事や

Aさんが10日に「部長〇〇社に請求書上げました~ 」という報告があったにもかかわらず
月末になり部長がAさんに「請求書あげたっけ~?」

などなどありますが、タスクで上げるという社内ルールにすると
部長がAさんに10日期限でタスクをあげ
10日にAさんが完了ボタンを押す

これだけになり報告も忘れもあとから確認もなくなります。

タスク機能はグループ内、ダイレクトメッセージどちらでもこの機能は使え、とても便利です。
但し編集機能がタスクを送った側には付いているんですが、タイムライン上のタスクを編集しても右側に上がったタスクは編集されません。
よって送られた側は編集された事にきずかないので気を付けましょう。

マイチャットについて

メールで作業している方にも忘れそうなものや、メモ代わりのものを自分にメールを送っとくなんてルールを作っている人もいるかもしれませんが、
マイチャットもそんなイメージなのですが、プラス タスクという機能がある事により自分へのメモをとりながら大事なことや、期限があるものをタスクに 変えていくことができます。
そうすることによってメモ帳が要らなくなり日々タスク管理だけで済むといった効率化が図れます。
カレンダー機能があり連携してくれるとなおうれしいですが 。

金額について

様々なチャット機能付いたサービスがありますが、チャットワークはまず無料でできます。
更に人数やグループ数、セキュリティーなどのめんでのアップグレードはコチラ

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感覚としては10人ぐらいの会社であれば無料でいけるんではないでしょうか?

しかしチャットワークは特長の一つとして社外ともつながれます。なので社外でのチャットワークの繋がりのある方が多いと
無料は難しいかもしれません。

まとめ

まず社内でのメールや会話をチャットワークでする。というところを徹底しなければ、タスク機能もTO機能も役割を果たしません。
最初は社内でのルールの徹底化に違和感やコミュニケーションの不足を感じるかもしれませんが 、確実に忘れや確認は減ります。ビジネスにおいてココは大事な所であり最もスピードや生産性が上がるのではないでしょうか 。
グループの中に「社内行事」、や「今日のアフター5」など作ると比較的チャットワークを見る機会が増えるかもしれません。

今LINEやFacebookなどでもグループチャットはできます。もちろん似たような事が出来ます。がLINEやFacebookは社内とプライベート がなくなる事や仕事中にプライベートに流れやすくなります。

チャットワークでスピードが上がり、売り上げが伸びている会社はあります。逆にチャットワークを使いきれてない会社もあります。違いは社長や上司が筆頭に社内のチャットワークのルール徹底とスマフォにもいれるなど、毎日見る環境作りが大事ですね。

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